Quando si lavora come professionista in regime forfettario, la gestione dei rimborsi spese può sembrare un aspetto secondario. In realtà, stabilire in anticipo chi sostiene una determinata spesa, chi la anticipa e come viene restituita è fondamentale per evitare incomprensioni con il cliente e per mantenere sotto controllo la redditività dell’attività. Il problema diventa particolarmente rilevante quando un incarico comporta trasferte, viaggi, pernottamenti, acquisto di materiali, servizi acquistati per conto del cliente o altre spese accessorie. Se queste situazioni non vengono disciplinate nel contratto, il professionista rischia di anticipare somme considerevoli oppure di scoprire soltanto a posteriori che il cliente non intende rimborsare determinati costi. Nel regime forfettario, inoltre, è importante comprendere la differenza tra un semplice rimborso e una somma che concorre alla formazione dei compensi. Il fatto che una spesa venga definita informalmente «rimborso» non significa infatti che, dal punto di vista fiscale, possa essere automaticamente esclusa dai compensi.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: perché il contratto è fondamentale
Il contratto rappresenta lo strumento più semplice per stabilire preventivamente le regole del rapporto professionale.
Una clausola ben formulata dovrebbe chiarire quali spese sono comprese nel compenso, quali possono essere rimborsate separatamente, quali devono essere preventivamente autorizzate e quale documentazione deve essere fornita.
Questa precisazione tutela entrambe le parti. Il cliente conosce in anticipo il possibile costo complessivo dell’incarico, mentre il professionista evita di trovarsi a sostenere spese non previste.
È particolarmente importante distinguere il compenso professionale dalle eventuali spese sostenute nell’interesse del cliente. Il contratto dovrebbe quindi descrivere con precisione il funzionamento dei rimborsi, evitando formule generiche come «eventuali spese saranno rimborsate dal cliente».
Una formulazione troppo vaga può infatti generare discussioni proprio quando arriva il momento di presentare la fattura.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: quali costi possono essere previsti
Le spese rimborsabili possono cambiare sensibilmente a seconda dell’attività professionale.
Un consulente che deve recarsi presso la sede del cliente potrebbe sostenere biglietti ferroviari, voli, taxi, parcheggi, carburante, hotel e pasti. Un fotografo potrebbe dover acquistare materiali o sostenere costi di trasferta. Un professionista digitale potrebbe invece avere spese molto più limitate, ma dover acquistare occasionalmente servizi o strumenti necessari per un progetto specifico.
Il contratto dovrebbe quindi essere costruito sulla base dell’attività effettivamente svolta.
Una possibile clausola potrebbe stabilire che le spese di viaggio e trasferta preventivamente autorizzate dal cliente siano rimborsate separatamente, purché adeguatamente documentate.
È inoltre utile specificare se il cliente deve autorizzare preventivamente la spesa oppure se il professionista può sostenerla autonomamente entro un determinato limite.
Rimborsi spese e autorizzazione preventiva
L’autorizzazione preventiva è particolarmente utile quando il professionista deve affrontare costi elevati.
Si può prevedere, per esempio, che ogni spesa superiore a una determinata soglia debba essere approvata dal cliente prima di essere sostenuta.
In questo modo il professionista non corre il rischio di prenotare un albergo costoso o acquistare un servizio che il cliente successivamente considera non necessario.
La clausola può anche stabilire il termine entro cui il cliente deve rispondere alla richiesta di autorizzazione, soprattutto quando il lavoro richiede prenotazioni con largo anticipo.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: attenzione alla differenza tra spesa anticipata e compenso
Uno degli aspetti più importanti riguarda la natura della somma rimborsata.
Non tutti i rimborsi hanno necessariamente lo stesso trattamento fiscale. Occorre distinguere, tra le altre situazioni, le spese sostenute direttamente dal professionista da quelle sostenute in nome e per conto del cliente, quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.
Nel regime forfettario, il tema è particolarmente importante perché il reddito viene determinato secondo il meccanismo forfetario previsto dalla legge. L’Agenzia delle Entrate conferma che il reddito dei contribuenti forfetari viene determinato applicando le regole specifiche del regime, riportate nel quadro LM della dichiarazione dei redditi.
Di conseguenza, non è corretto ragionare in maniera semplicistica secondo la quale «se è un rimborso, non conta».
La qualificazione della somma deve essere verificata sulla base della natura della spesa, della documentazione e delle modalità con cui viene sostenuta e riaddebitata.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: spese documentate e spese forfetarie
Nel contratto è importante specificare anche se il rimborso avviene sulla base della spesa effettivamente sostenuta oppure attraverso un importo predeterminato.
Un rimborso analitico può richiedere la presentazione di ricevute, fatture, biglietti o altra documentazione.
Un esempio può essere rappresentato da una trasferta per la quale il professionista sostiene 85 euro di treno, 120 euro di hotel e 25 euro di taxi. Il contratto può prevedere che tali costi siano rimborsati dal cliente sulla base della documentazione disponibile.
Diversa è la situazione in cui le parti concordano preventivamente un importo fisso per una determinata trasferta. In questo caso è necessario verificare attentamente la corretta qualificazione fiscale della somma.
Per il professionista in regime forfettario, affidarsi esclusivamente alla denominazione utilizzata nel contratto non è sufficiente.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: come scrivere una clausola chiara
Una clausola contrattuale efficace dovrebbe essere semplice e precisa.
Un possibile esempio, da adattare alla concreta attività e da sottoporre a verifica professionale, potrebbe essere formulato in questo modo:
«Le spese sostenute dal Professionista per l’esecuzione dell’incarico, ove preventivamente autorizzate dal Cliente e debitamente documentate, saranno rimborsate separatamente rispetto al compenso professionale, secondo le modalità e nei limiti concordati tra le parti. Le spese non espressamente autorizzate resteranno a carico del Professionista, salvo diverso accordo scritto.»
Una formulazione di questo tipo può essere ulteriormente modificata indicando quali categorie di spesa sono rimborsabili, eventuali limiti di importo, modalità di autorizzazione e documentazione richiesta.
È importante, tuttavia, non utilizzare una clausola standard senza verificare la situazione concreta. La disciplina fiscale dei rimborsi può variare a seconda della natura dell’incarico e della spesa.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: chi paga le trasferte
Le trasferte sono uno degli ambiti nei quali la gestione contrattuale diventa più importante.
Se un cliente richiede al professionista di recarsi in un’altra città, il contratto dovrebbe stabilire preventivamente se il viaggio è compreso nel compenso oppure se viene rimborsato separatamente.
Si può inoltre stabilire quali mezzi di trasporto siano autorizzati.
Per esempio, il contratto potrebbe prevedere il rimborso del viaggio in treno in seconda classe, dell’eventuale taxi per gli spostamenti necessari e del pernottamento entro un determinato limite.
In questo modo il cliente conosce il criterio utilizzato e il professionista può organizzare la trasferta senza dover negoziare ogni singola spesa.
Trasferte, pasti e pernottamenti
Anche le spese di vitto e alloggio dovrebbero essere disciplinate con chiarezza.
Una clausola potrebbe stabilire un limite massimo giornaliero per i pasti e un tetto massimo per il pernottamento, lasciando eventualmente al professionista la possibilità di scegliere liberamente la struttura entro il limite concordato.
Questo sistema è particolarmente utile per incarichi di lunga durata o per attività che prevedono frequenti spostamenti.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: il rischio di anticipare troppo denaro
Un altro aspetto spesso trascurato è il problema finanziario.
Un professionista può trovarsi a pagare anticipatamente centinaia o migliaia di euro per conto del cliente, aspettando poi il pagamento della fattura.
Questo può creare problemi di liquidità, soprattutto per un freelance con un’attività ancora in fase di crescita.
Il contratto può quindi prevedere che, per determinate spese di importo significativo, il cliente versi preventivamente una somma oppure acquisti direttamente il servizio necessario.
Per esempio, se il progetto richiede un viaggio internazionale costoso, può essere conveniente prevedere che il cliente acquisti direttamente i biglietti oppure che versi anticipatamente l’importo concordato.
La gestione dei rimborsi non riguarda quindi soltanto la fiscalità, ma anche la gestione finanziaria della partita IVA.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: cosa scrivere nel preventivo
Il contratto dovrebbe essere coerente con il preventivo.
Se nel preventivo viene indicato un compenso di 2.000 euro e si specifica che le trasferte sono escluse, il cliente deve poter capire immediatamente quali costi potrebbero aggiungersi.
Una formulazione trasparente potrebbe essere:
Compenso professionale: 2.000 euro.
Spese di trasferta: escluse dal compenso e rimborsate separatamente secondo quanto previsto dal contratto.
Questa distinzione evita che il cliente interpreti i 2.000 euro come il costo complessivo massimo dell’incarico.
Per chi applica il regime forfettario, è comunque necessario prestare attenzione alla corretta gestione fiscale delle somme indicate e non considerare il semplice inserimento della voce «rimborso spese» come sufficiente a determinarne il trattamento.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: come evitare contestazioni
La chiarezza contrattuale è il primo strumento per ridurre le contestazioni.
Un professionista dovrebbe evitare di accettare formule indefinite come «tutte le spese saranno rimborsate» senza specificare quali spese, entro quali limiti e con quali modalità.
Anche il termine di pagamento dovrebbe essere chiaro.
Se il cliente deve rimborsare una spesa sostenuta dal professionista, è opportuno stabilire se il rimborso viene effettuato insieme al pagamento della fattura oppure con una diversa tempistica.
La documentazione dovrebbe inoltre essere conservata in modo ordinato.
Ricevute, fatture, biglietti e autorizzazioni del cliente possono risultare fondamentali per dimostrare la natura della spesa e ricostruire correttamente l’operazione.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: attenzione al regime fiscale
Il regime forfettario prevede un sistema particolare di determinazione del reddito. Per il 2026, l’Agenzia delle Entrate continua a indicare nel quadro LM della dichiarazione dei redditi la sezione dedicata ai contribuenti che determinano il reddito secondo il regime forfetario previsto dall’articolo 1, commi 54-89, della legge n. 190/2014 e successive modificazioni.
Questo rende ancora più importante non confondere la gestione contabile interna con la qualificazione fiscale delle somme.
Un professionista può avere interesse a tenere separati nel proprio gestionale compensi, anticipazioni, spese riaddebitate e altri movimenti, anche quando il trattamento fiscale concreto deve essere determinato secondo le regole del regime.
In presenza di situazioni particolari, soprattutto quando gli importi sono elevati o le spese vengono sostenute per conto del cliente, è opportuno confrontarsi con il proprio commercialista.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: perché serve una procedura interna
Oltre al contratto, è utile creare una piccola procedura interna.
Quando nasce una spesa, il professionista dovrebbe poter verificare rapidamente se è compresa nel compenso, rimborsabile, soggetta ad autorizzazione oppure completamente a proprio carico.
Questo sistema riduce gli errori e rende più semplice la fatturazione.
Per esempio, se un professionista gestisce contemporaneamente dieci clienti e deve effettuare diverse trasferte ogni mese, affidarsi esclusivamente alla memoria può creare facilmente confusione.
Un sistema organizzato permette invece di collegare ogni spesa al relativo cliente e al relativo incarico.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: contributi e sostenibilità economica
Quando si stabilisce il prezzo di un servizio, bisogna considerare anche gli effetti previdenziali e fiscali.
Nel 2026, per i professionisti iscritti alla Gestione Separata INPS e privi di altra previdenza obbligatoria o pensione, l’aliquota complessiva indicata dall’INPS è pari al 26,07%. Per chi è pensionato o già assicurato presso altra forma previdenziale obbligatoria, l’aliquota è del 24%.
La situazione previdenziale concreta deve naturalmente essere verificata in base alla posizione del singolo professionista.
Questo dato è importante anche per comprendere che un rimborso o un riaddebito non dovrebbe essere utilizzato come semplice strumento per abbassare artificialmente il prezzo del servizio.
Il professionista deve sempre conoscere il costo reale dell’incarico e il margine che rimane dopo gli oneri fiscali e previdenziali applicabili.
Forfettario e gestione dei rimborsi spese: un esempio pratico
Immaginiamo un consulente in regime forfettario che concordi con il cliente un compenso di 1.500 euro per un progetto.
Durante l’incarico deve effettuare una trasferta e sostiene 180 euro di spese documentate per viaggio e pernottamento.
Se il contratto stabilisce che le spese di trasferta preventivamente autorizzate sono rimborsate separatamente, il professionista potrà applicare quanto previsto dall’accordo.
Ma la corretta gestione fiscale dell’importo dipenderà dalla natura della spesa e dalle condizioni previste dalla normativa.
È quindi importante non fermarsi al semplice calcolo «1.500 euro di compenso + 180 euro di rimborso».
Prima di emettere il documento fiscale, occorre verificare come deve essere trattata quella specifica somma.
Conclusioni
La gestione dei rimborsi non dovrebbe essere lasciata a un accordo verbale o a una semplice email.
Per chi lavora in regime forfettario, definire con precisione le regole nel contratto significa soprattutto creare chiarezza, prevedibilità e controllo dei costi.
Il contratto dovrebbe stabilire quali spese possono essere rimborsate, quando è necessaria l’autorizzazione del cliente, quali documenti devono essere conservati, quali limiti si applicano e quando avviene il pagamento.
Allo stesso tempo, bisogna distinguere attentamente tra compenso professionale, spese anticipate e somme eventualmente riaddebitate, perché la qualificazione fiscale non dipende semplicemente dalla descrizione utilizzata nel contratto.
Una buona gestione dei rimborsi permette quindi di evitare discussioni, proteggere la liquidità del professionista e costruire preventivi più trasparenti.
Per un freelance, infatti, il contratto non è soltanto un documento giuridico: è anche uno strumento di organizzazione economica dell’attività. Stabilire prima le regole significa evitare di doverle discutere quando il lavoro è già stato svolto e la spesa è già stata sostenuta.
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