Cosa succede quando si è superato i 20.000€ di spese nel regime forfettario: effetti, adempimenti e consigli pratici per affrontare la fuoriuscita
Il regime forfettario è una formula fiscale molto apprezzata dai liberi professionisti e dalle piccole partite IVA italiane perché consente di semplificare la gestione contabile, applicare un’imposta sostitutiva agevolata e beneficiare di regole snelle. Tuttavia, come ogni agevolazione, anche il forfettario ha dei paletti ben precisi. Uno dei più noti, ma anche tra i più sottovalutati, riguarda il limite dei costi per lavoro accessorio e per lavoro dipendente o collaboratori: se si è superato i 20.000 € di spese per questi costi, si perde l’accesso al regime agevolato.
Molti professionisti si concentrano solo sul limite massimo di ricavi (attualmente fissato a 85.000 €), ma dimenticano che anche aver superato i 20.000 € di spese di personale può comportare la decadenza immediata dal regime forfettario. Questa regola mira a mantenere il regime riservato alle attività realmente “micro” e non a imprese che si strutturano con personale dipendente o collaboratori stabili.
Quando si considera superato i 20.000€ di spese: chi controlla e come si calcola
Il limite di 20.000 € riguarda la somma di tutte le spese sostenute per lavoro accessorio, lavoro dipendente e compensi corrisposti a collaboratori, anche a progetto o occasionali. È importante sapere che questo tetto comprende anche i compensi per i collaboratori familiari e per le prestazioni di lavoro somministrato. Per il calcolo non si considera invece l’importo dei contributi previdenziali versati a sé stessi come titolari.
Il superamento dei 20.000 € si verifica nell’anno di imposta. Pertanto, chi chiude l’anno scoprendo di aver superato i 20.000 € di spese deve prendere atto che dal primo gennaio dell’anno successivo uscirà automaticamente dal regime forfettario e dovrà applicare il regime ordinario. L’Agenzia delle Entrate può controllare questa condizione grazie alle informazioni contenute nei modelli F24, nelle certificazioni uniche e nei modelli dichiarativi.
Superato i 20.000€ di spese: quando scatta la fuoriuscita dal forfettario
La fuoriuscita dal regime forfettario per chi ha superato i 20.000 € di spese non è immediata durante l’anno in cui si verifica il superamento. Infatti, il regime forfettario segue il principio di cassa per la verifica delle cause ostative. Questo significa che se, ad esempio, nel 2025 si chiudono i conti e si scopre di aver speso 25.000 € per lavoro dipendente e collaboratori, la fuoriuscita si concretizzerà dal 1° gennaio 2026. Quindi, l’anno di superamento si chiude comunque con l’applicazione del regime agevolato. Tuttavia, occorre iniziare a prepararsi per tempo perché dal primo gennaio dell’anno successivo cambiano regole, obblighi e adempimenti.
Cosa comporta aver superato i 20.000€ di spese: effetti fiscali
Chi ha superato i 20.000 € di spese e quindi non può più rientrare nel forfettario dovrà applicare il regime ordinario IVA. Questo significa che tornerà a gestire IVA sulle fatture emesse, potrà detrarre l’IVA sugli acquisti, dovrà tenere una contabilità ordinaria o semplificata, inviare la liquidazione periodica IVA e trasmettere la dichiarazione IVA annuale. Inoltre, dovrà pagare IRPEF secondo gli scaglioni di reddito progressivi e non più l’imposta sostitutiva forfettaria. Anche la gestione dei contributi INPS potrebbe subire variazioni, in base alla tipologia di attività.
Superato i 20.000€ di spese: come prepararsi al cambio di regime
La fuoriuscita dal regime forfettario non è uno scherzo, soprattutto per chi per anni ha beneficiato di regole molto snelle. È quindi necessario affrontare questo passaggio con attenzione e organizzazione. Il primo passo è informare il proprio consulente fiscale del superamento del limite e predisporre la contabilità ordinaria o semplificata già dall’inizio del nuovo anno. È fondamentale adottare un software di fatturazione elettronica adeguato alla gestione IVA e predisporre un piano per la gestione delle liquidazioni IVA trimestrali o mensili.
Chi ha superato i 20.000 € di spese deve anche prestare attenzione alla gestione delle fatture di fine anno e di inizio anno nuovo, per evitare di commettere errori sul regime IVA applicato. La numerazione delle fatture resta la stessa, ma il contenuto cambia perché non si applica più la dicitura di esonero IVA tipica del forfettario.
Esempio pratico di fuoriuscita: superato i 20.000€ di spese per un architetto
Immaginiamo un architetto che nel 2024 ha pagato 22.000 € di compensi a collaboratori esterni per seguire più cantieri. Ha quindi superato i 20.000 € di spese. Nel 2025 non potrà più applicare il regime forfettario: dovrà fatturare applicando l’IVA, tenere registri contabili, predisporre le liquidazioni periodiche IVA e pagare l’IRPEF sugli utili netti reali. Il coefficiente di redditività tipico del forfettario non si applica più: ora bisogna calcolare il reddito sottraendo i costi effettivi ai ricavi.
Se non si organizza per tempo, rischia di emettere fatture sbagliate, non riscuotere correttamente l’IVA e non rispettare le scadenze fiscali. Per questo è importante fare un piano di transizione insieme a un commercialista.
Gestione dei contributi INPS
Un altro aspetto da considerare per chi ha superato i 20.000 € di spese è la gestione dei contributi previdenziali. Nel regime forfettario i contributi INPS sono calcolati sul reddito forfettario e si possono versare in misura ridotta per gli under 35 o i neo iscritti. Con la fuoriuscita, si passa al regime ordinario e i contributi si calcolano sul reddito imponibile effettivo. Questo può significare versare contributi su un importo più basso, se le spese sono alte, ma spesso la gestione diventa più complessa perché entrano in gioco detrazioni, deduzioni e calcoli più articolati.
Chi è iscritto alla gestione separata INPS deve fare attenzione a versare i contributi in modo corretto e rispettare le nuove scadenze di saldo e acconto.
Come comunicarlo all’Agenzia delle Entrate
Non è necessario presentare una comunicazione formale per dire di aver superato i 20.000 € di spese. Tuttavia, è obbligatorio comportarsi coerentemente a partire dal nuovo anno: ciò significa emettere fatture con IVA, tenere la contabilità obbligatoria e predisporre la dichiarazione IVA. La comunicazione formale avviene di fatto con la dichiarazione dei redditi e con l’invio dei modelli IVA annuali e delle liquidazioni periodiche.
Come evitare errori
Molti professionisti rischiano di sottovalutare il passaggio dal forfettario all’ordinario. È essenziale verificare con precisione l’ammontare delle spese per collaboratori e dipendenti prima della chiusura dell’anno. Se si vede che si rischia di superare i 20.000 €, può essere utile valutare se sia possibile posticipare alcune spese o organizzare diversamente i compensi, compatibilmente con la legge.
Una volta accertato di aver superato i 20.000 € di spese, bisogna predisporre la contabilità ordinaria fin dal primo giorno del nuovo anno. È utile attivare un software gestionale adatto, formarsi sulla gestione dell’IVA e confrontarsi regolarmente con il commercialista.
Conviene sempre restare nel forfettario?
Non sempre uscire dal forfettario è una tragedia. In alcuni casi superare i 20.000 € di spese indica una crescita dell’attività e un livello di struttura che rende conveniente passare al regime ordinario. Con la contabilità ordinaria si possono dedurre tutti i costi reali, detrarre l’IVA sugli acquisti e beneficiare di crediti d’imposta per investimenti o altre agevolazioni non compatibili col forfettario.
Tuttavia, è bene fare un’analisi precisa del proprio modello di business: se il margine di guadagno è stretto o se i costi fissi sono contenuti, il regime forfettario resta spesso la scelta più conveniente.
Conclusioni
Se hai superato i 20.000 € di spese per dipendenti e collaboratori devi sapere che l’anno successivo non potrai più restare nel regime forfettario. Questo comporta obblighi nuovi, costi di gestione più elevati e una contabilità più complessa, ma può anche aprire opportunità di dedurre costi reali e strutturare meglio la tua attività.
Affronta questo passaggio con consapevolezza: fai un bilancio preciso, organizza la nuova contabilità e confrontati con un professionista per evitare errori costosi. Solo così potrai trasformare la fuoriuscita dal forfettario in un’occasione di crescita.
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