Quando si apre una partita IVA in regime forfettario, uno dei dubbi più frequenti riguarda la gestione delle spese. Chi sostiene costi per acquistare un computer, pagare un software, affittare uno studio, effettuare trasferte o acquistare materiale di lavoro si chiede spesso se possa dedurre le spese dal reddito e se possa recuperare una parte delle somme attraverso le detrazioni fiscali. La risposta richiede una distinzione importante. Nel regime forfettario, infatti, il reddito derivante dall’attività non viene determinato sottraendo dai ricavi o compensi tutte le spese effettivamente sostenute, come avviene nei regimi ordinari. Il sistema utilizza invece un coefficiente di redditività collegato al tipo di attività esercitata. Le spese operative dell’attività sono quindi considerate in modo forfettario attraverso questo meccanismo.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: la differenza fondamentale
Prima di analizzare i singoli casi è necessario capire cosa significa realmente dedurre e cosa significa detrarre.
Una deduzione riduce il reddito sul quale viene calcolata l’imposta. Una detrazione, invece, riduce direttamente l’imposta dovuta. L’Agenzia delle Entrate distingue espressamente queste due categorie all’interno del quadro RP del modello Redditi.
Questa differenza diventa particolarmente importante nel regime forfettario, perché il contribuente non può trattare i costi dell’attività come se fosse in contabilità ordinaria.
Un professionista che sostiene 2.000 euro di spese per software, pubblicità e attrezzature non può semplicemente sottrarre questi 2.000 euro dai propri compensi per determinare il reddito imponibile. Il coefficiente di redditività determina già in modo forfettario la quota di costi riconosciuta dal sistema fiscale.
Di conseguenza, bisogna distinguere tra costi professionali, già considerati indirettamente dal meccanismo forfettario, e oneri personali, che possono invece conservare una propria rilevanza fiscale.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: come viene calcolato il reddito
Il meccanismo del regime forfettario parte dai ricavi o compensi percepiti e applica il coefficiente di redditività previsto per l’attività esercitata.
L’Agenzia delle Entrate conferma nelle istruzioni del modello Redditi 2026 che il reddito prodotto in regime forfetario viene determinato secondo l’articolo 1, commi da 54 a 89, della legge n. 190 del 2014 e successive modificazioni.
Questo significa che le spese effettivamente sostenute non vengono normalmente analizzate una per una per stabilire quanto reddito professionale sia imponibile.
Per esempio, immaginiamo un professionista con 30.000 euro di compensi e 5.000 euro di spese effettivamente sostenute durante l’anno.
Nel regime ordinario, a seconda dell’attività e delle regole applicabili, la determinazione del reddito può prevedere la deduzione dei costi fiscalmente rilevanti. Nel regime forfettario, invece, il calcolo segue il coefficiente di redditività previsto per quella specifica attività.
I 5.000 euro di costi non vengono quindi automaticamente sottratti dai 30.000 euro.
Questo è uno dei concetti più importanti da comprendere quando si valuta la convenienza del regime forfettario.
Le spese dell’attività non si deducono una per una
Computer, smartphone, programmi informatici, cancelleria, corsi di formazione, pubblicità, consulenze, affitto dello studio e molte altre spese possono essere indispensabili per lavorare.
Tuttavia, nel regime forfettario, la loro presenza non modifica direttamente il reddito imponibile attraverso una deduzione analitica.
Il sistema presume infatti una determinata incidenza dei costi sulla base del coefficiente di redditività.
Per questo motivo è sbagliato pensare che conservare una fattura di acquisto di un computer permetta automaticamente di sottrarne il valore dal reddito prodotto in regime forfettario.
Le fatture e i documenti di acquisto rimangono comunque importanti per la gestione dell’attività, per la corretta tenuta della documentazione e per eventuali controlli, anche se la spesa non viene dedotta analiticamente dal reddito forfettario.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: i contributi previdenziali
Una delle principali eccezioni riguarda i contributi previdenziali e assistenziali.
La normativa del regime forfettario prevede infatti che i contributi previdenziali versati possano essere dedotti secondo le modalità previste dalla disciplina.
Anche il modello Redditi 2026 dell’Agenzia delle Entrate evidenzia questa particolarità: i contributi relativi all’attività svolta in regime forfetario vengono indicati nel quadro LM e l’eventuale parte eccedente che non ha trovato capienza può essere riportata nel quadro RP insieme agli altri contributi deducibili previsti dalla normativa.
Questo è un aspetto molto importante perché i contributi previdenziali non devono essere confusi con le normali spese operative dell’attività.
Un professionista potrebbe quindi sostenere costi per software, pubblicità e attrezzatura senza poterli dedurre analiticamente, ma avere contemporaneamente la possibilità di dedurre i contributi previdenziali secondo le regole previste.
Perché i contributi previdenziali sono diversi dalle normali spese
Il trattamento particolare dei contributi deriva dalla loro natura.
Non si tratta semplicemente di un costo necessario per acquistare un bene o un servizio utile all’attività, ma di un onere previdenziale collegato alla posizione del contribuente.
Per questo motivo la loro gestione fiscale segue regole specifiche.
È quindi importante distinguere sempre tra costi dell’attività e contributi previdenziali, evitando di applicare agli uni le regole previste per gli altri.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: le spese personali
Il fatto di applicare il regime forfettario non significa che il contribuente perda automaticamente ogni possibilità di beneficiare delle detrazioni fiscali personali.
Questo è un punto spesso frainteso.
Il reddito assoggettato all’imposta sostitutiva del regime forfettario non funziona come un normale reddito IRPEF sul quale applicare le detrazioni previste dall’ordinamento.
Tuttavia, una persona che applica il regime forfettario può avere anche altri redditi soggetti a IRPEF, per esempio un reddito da lavoro dipendente o determinati redditi immobiliari.
In presenza di un’imposta IRPEF sulla quale le detrazioni possono operare e dei requisiti specifici previsti dalla legge, alcune spese personali detraibili possono quindi continuare ad avere rilevanza.
L’Agenzia delle Entrate, inoltre, precisa che il reddito prodotto in regime forfettario viene considerato, in determinate situazioni, nel calcolo del reddito di riferimento utilizzato per alcune detrazioni.
Questo significa che la situazione fiscale complessiva della persona deve essere analizzata nel suo insieme.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: spese sanitarie e altri oneri
Tra le spese che possono conservare rilevanza nella dichiarazione rientrano, in presenza dei requisiti previsti, determinate spese sanitarie, spese per istruzione, interessi su alcuni mutui, premi assicurativi e altre categorie di oneri.
L’Agenzia delle Entrate distingue nel quadro RP gli oneri che danno diritto a una detrazione dall’imposta da quelli che consentono una deduzione dal reddito imponibile.
Il punto fondamentale è che queste spese non devono essere confuse con i costi sostenuti per l’attività professionale.
Per esempio, una visita medica personale non è una spesa professionale. Se possiede i requisiti previsti dalla normativa, può eventualmente rientrare tra le spese sanitarie detraibili personali.
Al contrario, l’acquisto di un software utilizzato per gestire i clienti è un costo dell’attività e, nel regime forfettario, non viene normalmente dedotto analiticamente.
La distinzione può sembrare semplice, ma diventa importante quando il contribuente sostiene contemporaneamente numerose spese personali e professionali.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: cosa succede con le spese familiari
Anche alcune spese sostenute per familiari fiscalmente a carico possono, quando previsto dalla legge, dare diritto a deduzioni o detrazioni.
L’Agenzia delle Entrate specifica che determinati oneri e spese possono essere ammessi alla detrazione o alla deduzione anche quando sono stati sostenuti per familiari.
È quindi necessario considerare non soltanto la partita IVA, ma la situazione fiscale complessiva del contribuente.
Un professionista in regime forfettario potrebbe, per esempio, avere contemporaneamente una partita IVA, un reddito da lavoro dipendente del coniuge, spese sanitarie personali e altri oneri.
La possibilità di sfruttare una determinata detrazione dipenderà dalla tipologia della spesa, dal reddito complessivo, dai requisiti soggettivi e dalla presenza di un’imposta sulla quale la detrazione possa essere utilizzata.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: attenzione alla capienza
Uno degli aspetti più importanti quando si parla di detrazioni è la cosiddetta capienza fiscale.
Una detrazione riduce l’imposta dovuta, ma per essere effettivamente utilizzabile deve esserci un’imposta sulla quale operare.
Questo è particolarmente importante per chi applica il regime forfettario perché l’attività professionale è soggetta all’imposta sostitutiva e non alla normale IRPEF.
Di conseguenza, non bisogna dare per scontato che una spesa personale detraibile possa essere sottratta direttamente dall’imposta sostitutiva del forfettario.
L’Agenzia delle Entrate distingue infatti chiaramente il calcolo dell’imposta sostitutiva del quadro LM dalle detrazioni che vengono gestite nella dichiarazione dei redditi. Nel quadro LM sono previsti, tra l’altro, i crediti d’imposta utilizzabili in diminuzione dell’imposta sostitutiva, secondo le regole specifiche.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: un esempio pratico
Immaginiamo una freelance che nel corso dell’anno incassa 40.000 euro e sostiene 6.000 euro di spese professionali tra computer, software, pubblicità, corsi e trasferte.
Non può semplicemente fare:
40.000 euro di compensi – 6.000 euro di spese = 34.000 euro di reddito imponibile.
Nel regime forfettario il calcolo parte dai compensi e applica il coefficiente di redditività previsto per l’attività.
Se, per ipotesi puramente esemplificativa, il coefficiente fosse del 78%, il reddito determinato in via forfettaria sarebbe pari a 31.200 euro, prima delle ulteriori deduzioni previste, come quelle relative ai contributi previdenziali.
I 6.000 euro di spese effettivamente sostenute non vengono quindi sottratti analiticamente.
L’esempio dimostra perché il livello dei costi effettivi rappresenta un elemento importante quando si valuta se il regime forfettario sia davvero conveniente.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: il caso dell’auto
L’automobile è un altro esempio utile per capire la differenza tra regime ordinario e regime forfettario.
Un professionista potrebbe utilizzare l’auto per raggiungere clienti, partecipare a riunioni, effettuare trasferte o svolgere la propria attività.
Nel regime ordinario, la disciplina fiscale prevede specifiche regole per la deducibilità dei costi relativi ai veicoli, con percentuali e limiti che variano in base alla situazione.
Nel regime forfettario, invece, non si procede normalmente a una deduzione analitica del carburante, dell’assicurazione, della manutenzione o delle altre spese automobilistiche.
Anche questi costi sono quindi da considerare nella valutazione economica complessiva dell’attività e non come importi da sottrarre uno per uno dai compensi.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: attenzione alle spese elevate
Un’attività caratterizzata da costi molto elevati merita particolare attenzione.
Il regime forfettario può essere interessante per un professionista che sostiene costi relativamente contenuti rispetto ai propri compensi. Se invece l’attività richiede importanti investimenti e presenta costi operativi molto elevati, la mancata deduzione analitica delle spese può incidere sulla convenienza economica del regime.
Questo non significa che il regime forfettario sia automaticamente sconveniente quando le spese aumentano.
La valutazione deve essere effettuata considerando ricavi, coefficiente di redditività, contributi previdenziali, imposta sostitutiva, costi effettivi e prospettive di crescita.
Un’attività con 50.000 euro di ricavi e 5.000 euro di costi ha una struttura molto diversa da un’attività con gli stessi ricavi ma 25.000 euro di costi.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: il reddito complessivo conta
Un errore frequente consiste nel guardare soltanto ai compensi prodotti con la partita IVA.
La situazione fiscale del contribuente può essere più ampia.
Il reddito prodotto in regime forfettario, infatti, può essere rilevante per determinati calcoli relativi al reddito complessivo o al reddito di riferimento utilizzato per specifiche agevolazioni.
L’Agenzia delle Entrate, per esempio, indica espressamente che il reddito prodotto in regime forfettario deve essere aggiunto al reddito di riferimento per il calcolo di alcune detrazioni.
Di conseguenza, anche quando una spesa personale è potenzialmente detraibile, bisogna verificare se il reddito complessivo del contribuente influisce sulla misura o sulla possibilità di beneficiare dell’agevolazione.
Dal 1° gennaio 2025, inoltre, per i contribuenti con reddito complessivo superiore a 75.000 euro è stato introdotto un limite complessivo alle spese detraibili, determinato in funzione del reddito e del numero di figli fiscalmente a carico.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: conservare comunque la documentazione
Anche se una spesa professionale non può essere dedotta analiticamente nel regime forfettario, questo non significa che sia opportuno buttare le relative fatture.
La documentazione fiscale deve essere conservata secondo le regole applicabili.
Le fatture di acquisto possono essere utili per dimostrare la natura delle operazioni, verificare i rapporti con i fornitori e ricostruire la gestione economica dell’attività.
Inoltre, una spesa che oggi non produce una deduzione analitica potrebbe avere una diversa rilevanza in futuro se il contribuente dovesse cambiare regime fiscale.
È quindi buona pratica mantenere un’archiviazione ordinata della documentazione.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: come valutare la convenienza
La domanda «quali spese posso scaricare?» non è sufficiente per capire se il regime forfettario sia adatto alla propria attività.
La domanda più utile è: quanto mi costa realmente svolgere la mia attività e quanto reddito fiscale viene determinato dal coefficiente di redditività?
Il contribuente deve confrontare la propria struttura dei costi con il meccanismo fiscale previsto dal forfettario.
Se i costi effettivi sono bassi, il sistema può risultare particolarmente semplice e interessante.
Se invece i costi sono elevati, è opportuno fare un confronto con le alternative fiscali disponibili, considerando anche gli adempimenti amministrativi e contabili.
Il confronto deve essere effettuato sulla base dei dati reali dell’attività e non soltanto dell’aliquota fiscale.
Spese detraibili e deducibili nel regime forfettario: cosa ricordare
In definitiva, il concetto più importante da ricordare è che nel regime forfettario le spese dell’attività non vengono normalmente dedotte una per una.
Il sistema determina il reddito attraverso un coefficiente di redditività applicato ai ricavi o compensi, riconoscendo quindi in maniera forfettaria una quota di costi.
Esistono però importanti differenze tra spese professionali, contributi previdenziali e oneri personali.
I contributi previdenziali seguono regole specifiche e possono essere dedotti secondo la disciplina prevista. Gli oneri personali, invece, possono in determinate circostanze essere deducibili o detraibili nella dichiarazione dei redditi, ma la loro effettiva utilizzabilità dipende dalla situazione fiscale complessiva del contribuente e dalla presenza dei requisiti richiesti.
Per questo motivo, quando si parla di spese detraibili e deducibili nel regime forfettario, è fondamentale non utilizzare l’espressione «scaricare una spesa» in modo generico.
Una corretta distinzione tra costi dell’attività, deduzioni, detrazioni e contributi previdenziali permette di comprendere meglio quanto si paga realmente e, soprattutto, di valutare in modo più consapevole la convenienza del regime forfettario.
Hai dubbi sul Regime Forfettario?
Puoi richiedere una consulenza fiscale con un esperto del nostro Team che ti potrà aiutare a pianificare in modo strategico ed a sfruttare al meglio i vantaggi del Regime Forfettario 2025.
