Tutto quello che i titolari di partita IVA in regime forfettario devono sapere per gestire la fattura elettronica, dalla creazione del file fino all’invio al Sistema di Interscambio.
La fattura elettronica è ormai un obbligo anche per chi opera in regime forfettario. Dal 2022, infatti, l’esenzione che permetteva ai contribuenti con ricavi sotto i 65.000 € di emettere fatture cartacee è stata progressivamente eliminata. Questo cambiamento ha imposto a moltissimi professionisti e piccoli imprenditori di adeguarsi a un sistema digitale che, se inizialmente poteva sembrare complesso, oggi rappresenta uno strumento di trasparenza e di semplificazione amministrativa.
Quando parliamo di fattura elettronica nel regime forfettario, non ci riferiamo soltanto a un nuovo formato, ma a un vero e proprio processo normato: dalla predisposizione del template XML, al controllo dei dati, fino alla trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Questa guida nasce per offrire una checklist rapida, pensata per chi deve emettere fatture in modo corretto, senza rischiare errori che possono comportare scarti, ritardi nei pagamenti o sanzioni.
Fattura elettronica e regime forfettario: il quadro normativo
Prima di entrare nel dettaglio della checklist, è importante ricordare perché anche i contribuenti in regime agevolato sono tenuti all’utilizzo della fattura elettronica.
Con il Decreto Fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2022, l’obbligo è stato esteso progressivamente a tutti i forfettari, con un’unica deroga per chi incassa meno di 25.000 € annui, che è stata comunque abolita dal 2024.
Oggi, dunque, ogni forfettario deve predisporre le proprie fatture in formato elettronico, utilizzando il tracciato standard XML e inviandolo tramite SdI. Questa norma non ha cambiato le agevolazioni del regime forfettario (aliquota sostitutiva, semplificazione contabile), ma ha uniformato la modalità di emissione rispetto a tutti gli altri titolari di partita IVA.
Fattura elettronica: checklist rapida per i forfettari
Quando si parla di fattura elettronica per i contribuenti in regime forfettario, bisogna avere chiaro che si tratta di una sequenza precisa di passaggi. La checklist che segue è uno strumento utile per evitare dimenticanze.
1. Preparare il template della fattura elettronica
Il cuore del sistema è il file XML, il formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate. Non si tratta di un documento leggibile come un PDF o un foglio Word, ma di un tracciato digitale strutturato.
Per i forfettari non è necessario costruire manualmente il file XML. È sufficiente utilizzare i software messi a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate (portale Fatture e Corrispettivi, app Fatturae) oppure affidarsi a programmi gestionali di terze parti, che guidano passo passo nella creazione del documento.
L’importante è che il template della fattura elettronica contenga tutte le sezioni richieste: dati del cedente/prestatore, dati del cliente, descrizione dell’operazione, importo e riferimenti normativi sul regime forfettario.
2. Inserire i dati anagrafici corretti
Una delle cause più frequenti di scarto da parte del SdI riguarda l’inserimento errato dei dati del cliente o del fornitore. La checklist rapida prevede quindi un controllo preliminare dei campi obbligatori:
- Partita IVA o codice fiscale del cliente.
- Indirizzo PEC o codice destinatario (per la ricezione della fattura elettronica).
- Dati identificativi del forfettario (partita IVA, codice fiscale, indirizzo).
Poiché il regime forfettario non prevede IVA né ritenuta d’acconto, la fattura dovrà riportare una dicitura obbligatoria che spiega il motivo dell’esenzione. Un esempio standard è: “Operazione senza applicazione IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 – Regime forfettario”.
3. Descrivere l’operazione e calcolare il compenso
La fattura elettronica deve riportare la descrizione della prestazione o della cessione di beni. In regime forfettario non si applica l’IVA e non si detrae l’imposta sugli acquisti, ma l’importo totale deve comunque essere chiaro e trasparente.
Esempio: se un grafico freelance emette una fattura di 1.000 € per un progetto, nel documento indicherà il compenso lordo di 1.000 €, senza applicare IVA né ritenuta. In questo modo il cliente sa esattamente qual è l’importo da corrispondere.
4. Trasmettere la fattura elettronica al SdI
Una volta completata, la fattura elettronica deve essere inviata al Sistema di Interscambio (SdI). Questo è l’hub centrale che riceve le fatture, ne verifica la correttezza formale e le recapita al destinatario.
Il SdI controlla:
- che il file XML sia conforme agli standard;
- che i dati identificativi siano validi;
- che non ci siano errori bloccanti (es. codice fiscale inesistente).
Se la fattura supera i controlli, viene recapitata al cliente ed è considerata emessa. Se invece viene scartata, occorre correggere l’errore e inviare nuovamente il documento.
5. Conservazione digitale a norma
La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate digitalmente per almeno 10 anni. Non è sufficiente archiviare una copia PDF sul computer: serve una conservazione sostitutiva che garantisca integrità e immodificabilità del file.
L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione, ma esistono anche provider privati che permettono una gestione più avanzata e integrata con la contabilità.
Fattura elettronica e regime forfettario: vantaggi e criticità
Molti professionisti hanno percepito l’obbligo della fattura elettronica come un aggravio burocratico. Tuttavia, analizzando la situazione nel tempo, emergono alcuni vantaggi:
- Maggiore trasparenza nei rapporti con i clienti.
- Riduzione del rischio di errori fiscali.
- Automatizzazione di molti processi di contabilità.
Le criticità riguardano soprattutto i costi di adeguamento ai software e la necessità di formazione per chi non ha dimestichezza con strumenti digitali. Ma nel complesso, il passaggio alla fattura elettronica ha reso il sistema più moderno e integrato.
Tabella riassuntiva: la checklist della fattura elettronica per i forfettari
| Fase | Cosa fare | Strumenti utili |
|---|---|---|
| Template | Creare il file XML con software o portale AE | Fatture e Corrispettivi, app Fatturae |
| Dati | Controllare anagrafica cliente e forfettario | Certificazione Unica, PEC, codice destinatario |
| Contenuto | Inserire descrizione e importo senza IVA | Dicitura obbligatoria regime forfettario |
| Invio | Trasmettere al Sistema di Interscambio | SdI Agenzia delle Entrate |
| Conservazione | Archiviazione digitale a norma per 10 anni | Servizio gratuito AE o provider privati |
Conclusioni
Per chi opera in regime forfettario, la fattura elettronica non è soltanto un obbligo normativo, ma uno strumento che può diventare un alleato nella gestione del lavoro. La checklist rapida presentata in questo articolo aiuta a non trascurare nessun passaggio, dalla preparazione del template fino alla conservazione a norma.
La chiave è organizzarsi, scegliere il software giusto e acquisire familiarità con il SdI. Una volta superata la fase iniziale, emettere e gestire fatture elettroniche diventa un’attività veloce e sicura, con benefici che si riflettono sulla professionalità e sull’efficienza dell’attività.
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